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Internet-Treff Bruchsal - E-Mails: Google Mail

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Google Mail ist ein kostenloses mächtiges E-Mail-Programm. Wer es nutzen will, muss zunächst ein Google-Konto einrichten. Hier wird beschrieben, womit ein Einsteiger rechnen muss. Es klingt komplizierter als es ist. (Am 14. September 2011 wurde Google Mail erstmals im Internet-Treff Bruchsal behandelt).

Google Mail für Einsteiger | Die ersten Schritte

Von Dieter Müller

Vorbemerkungen

Hier sind meine ersten Erfahrungen mit Google Mail, das von vielen als leistungsfähigstes E-Mail-Programm eingeschätzt wird. Ich habe noch nicht den völligen Durchblick – hier geht es also um die Basics.

Google Mail genießt einen hervorragenden Ruf. Es ist kostenlos. Die Tatsache, dass Google Mail auf amerikanischen Servern läuft, muss man kennen und akzeptieren. Grundsätzlich muss man sich immer klarmachen, dass E-Mails keine Sicherheit bieten und mit wenig Aufwand von jedermann gelesen werden können. Auch kann man sich niemals darauf verlassen, dass die E-Mail von dem Absender kommt, den sie vorgibt. Also keine vertraulichen Daten in die E-Mail! All dies ist jedoch kein Google Mail-spezifisches Thema.

Google Mail bietet 7.627 MB Speichervolumen = 7,6 GB – eine gigantische Größe im Vergleich zum Wettbewerb, der dafür zum Teil noch Geld kassiert. Normale User werden das Volumen wohl nicht ausschöpfen können. Deine  Freunde, die Dir die neuesten Urlaubsfotos senden, werden vermutlich nie die Meldung bekommen, dass Dein Google Mail-Konto voll sei und die Mail deshalb leider nicht zugestellt werden könne! Man muss die Fotos vorher also nicht unbedingt verkleinern. Viele User tun sich schwer mit dem Verkleinern von Fotos.

Abgesehen davon macht es keinen Sinn, viele Fotos per E-Mail zu versenden. Dafür gibt es beispielsweise Picasa Webalben von Google. Grundsätzlich gilt: Sei mit Privatfotos zurückhaltend und überlege genau, wem Du Deine Fotos zugänglich machen willst.

Google Mail ist kein Programm, das man auf seinen Computer herunterlädt, um es dann lokal zu betreiben. Vielmehr spielt sich alles im Internet ab. Und wenn Dein Rechner mal den Geist aufgeben sollte, so sind die E-Mails auf Dauer sicher, egal was da kommen mag. Diesen Vorteil bieten allerdings auch andere E-Mail-Programme, wenn man die Einstellungen entsprechend vornimmt. Wegen der Größe des Google Mail-Postfachs, ist es praktisch unnötig, veraltete E-Mails zu löschen.

Google Mail einrichten

Ich besitze bereits ein Google-Konto für andere Zwecke, deshalb musste es nicht neu eingerichtet werden. Anfänger müssen zunächst ein Google Konto einrichten, natürlich kostenlos. Man ruft die Suchmaschine Google auf und klickt auf "E-Mail" (oben in der schwarzen Kopfleiste).

Da der spätere E-Mail-Name vom Anmeldenamen des Google-Kontos übernommen wird, sollte man sich also hier schon überlegen, wie man das neue Google Konto benennt. Am besten wäre natürlich Vorname.Nachname oder vornamenachname. Leider ist diese Möglichkeit oft  bereits vergeben. Die von Google ersatzweise angebotenen Namen sind meist unattraktiv. Deshalb sollte man hier länger verweilen, bis Google Deinen Lieblings-Konto-Namen akzeptiert. Weltweit, so heißt es, kann jeder nur ein Google Mail-Konto erstellen. In meinem Fall habe ich die von Google Mail angebotene Adresse schließlich akzeptiert.

Nachdem man seinen Namen festgelegt hat, geht es Schritt für Schritt so weiter:

Google wird Deine Anmeldung bestätigen und Dir einen Bestätigungscode senden. Du musst festlegen, wie Du den Code erhalten willst. Ich hatte hierzu "Bestätigung über SMS" angeklickt und meine Mobiltelefonnummer eingetragen. Google sagt, sie werden die Telefonnummer vertraulich behandeln und nicht weitergeben.  Klicke "Bestätigen".

Sekunden später kommt der Google-Bestätigungscode auf Dein Handy. Den Code musst Du in das entsprechende Feld eintragen. Damit bist Du "drin".

Das Begrüßungsfenster Google Mail öffnet sich. > Mein Konto anzeigen > Das leere Google Mail Format öffnet sich. > E-Mail schreiben anklicken > E-Mail schreiben Fenster öffnet sich.

E-Mail senden und empfangen, Labels

Jetzt kannst Du bereits E-Mails schreiben, senden und empfangen. Ich habe mir sofort eine E-Mail an meine alte Adresse gesendet. Kein Problem. Die geschriebene E-Mail erscheint im Google Mail-Ordner "Gesendet".

Dann habe ich von meinem T-Online-Konto eine Mail an die neue Google Mail-Adresse gesendet.
Diese erste Mail aus Windows Live Mail landete automatisch im Spamordner! Na prima! Keine Ahnung, warum. Die Mail habe ich markiert als "kein Spam", sofort wurde sie in den "Posteingang" verschoben.

Du musst wissen, dass Du Dir zum Testen der Einstellungen immer auch E-Mails an die eigene Adresse senden kannst. Dies gilt grundsätzlich für alle E-Mail-Programme.

Das E-Mail-Formular muss man genauer studieren. Rechts ist der "Aktualisieren"-Button, mit dem man nachschaut, ob es neue Post gibt.

Die "Labels" dienen der leichteren Unterscheidung. Man kann die Labels einrichten: > Einstellungen > Labels > Neues Label erstellen > Neues Label Namen eingeben > Erstellen > Danach erscheint am linken Rand unter den Ordnern der neue Labelname. Du kannst das Label farblich markieren, indem Du auf das kleine Quadrat rechts neben den Labelnamen klickst.

Worin sich Ordner und Labels unterscheiden, ist mir noch nicht klar.

Wie "Archivieren" funktioniert, muss ich noch studieren.

Einstellungen

Die Einstellungen findet man, wenn man oben rechts auf "Mail-Kontakte importieren" klickt. Es öffnen sich die "Einstellungen" mit 12 Menüpunkten. Am besten alle mal anschauen und vertraut machen. Das wichtigste Untermenü ist "Allgemein".

Hier gibt es zahlreiche Einstellungen. Deutsch (Sprache), Nachrichtenzahl pro Seite, vor anzeigen von externen Inhalten fragen, Mein Bild: Für jeden sichtbar oder nicht, Neue Kontakte zu Weitere Kontakte hinzufügen, Signatur, Vorschau, Abwesenheitsnotiz, Anhänge… > Änderungen speichern. Die Signatur (also das, was als Unterschrift unter Deine E-Mails kommt), lässt sich hier komfortabel gestalten, ebenso die Abwesenheitsnotiz. (Im privaten Bereich mit Vorsicht zu genießen. Natürlich macht es keinen Sinn zu schreiben: "Wir sind bis dann und dann auf Gran Canaria…").

Unter "Posteingang" gibt es einen Videoclip, den man anschauen sollte. "Schnelleres Arbeiten mit E-Mails" bzw. "Sortierter Eingang von Google Mail". Dadurch will Google Mail erreichen, dass Du Deine wichtigsten E-Mails zuerst liest und dann erst das weniger Wichtige. Im Eingang gilt automatisch die Post von den Absendern  als wichtig, die Du schon mal empfangen und gelesen hast und denen Du bereits geantwortet hast. Mit Wichtigkeitsmarkierungen lassen sich E-Mails manuell in der Wichtigkeit hoch und runter stufen, so dass das System mit der Zeit eingehende Mails automatisch nach ihrer Wichtigkeit erkennt und sortiert (interessant für Leute mit viel Post).

Einstellungen > Posteingang. E-Mails, die als wichtig markiert sind, weisen einen kleinen gelben Pfeil auf. Hier lassen sich die Einstellungen verändern.

Tipps zur Benutzung des Sortierten Eingangs

Kontakte (Adressbuch) importieren:

Was ich eigentlich gesucht hatte – die Möglichkeit meine zahlreichen Kontakte von  Windows Live Mail zu importieren – fand ich hier:

Meine Kontakte > Kontakte importieren > auf "weitere Informationen" klicken > CSV-Dateien importieren > Exportieren Sie das Adressbuch > Kontakte von anderen E-Mail-Anbietern exportieren

Bei Windows Live Mail geht das Importieren der Kontakte so:

Windows Live-Kontakte öffnen > Datei > Exportieren > Kommagetrennte Werte (.CSV) > CSV-Dateien exportieren > Exportierte Dateien speichern unter: > Durchsuchen…  > Ordner neu anlegen, in den hinein gespeichert werden soll > Ordner aufsuchen  > Dateinamen vergeben > Weiter > Felder aussuchen (Name, Vorname, E-Mail-Adresse) > Fertig stellen > Damit wird die CSV-Datei in den vorher neu geschaffenen Ordner gespeichert ("Export wird ausgeführt") – dauert nur ein paar Sekunden.

Nun wieder zurück zu Meine Kontakte > Kontakte importieren > Wählen Sie eine CSV-Datei oder vCard zum Hochladen: > Durchsuchen > In den Ordner mit der zuvor gespeicherten Datei gehen > Importieren. Und – Schwupps! – sind 230 Kontakte importiert.

Ähnlich wie hier beschrieben dürfte es mit Outlook Express und Windows Mail funktionieren.

Bei anderen E-Mail-Programmen – z.B. Freemail von web.de - geht es wohl ähnlich. Bitte schreibt mir Eure Erfahrungen. Die Google-Erklärungen sind in der Regel verständlich. Man muss manchmal kleine Umwege gehen um den roten Faden zu finden. Allerdings ist es manchmal so: Man versteht die Erklärungen erst wirklich, wenn man weiß wie es geht.

E-Mails von anderen E-Mail-Konten (nicht Google Mail) beziehen

Man kann Google Mail so einrichten, dass es die E-Mails von anderen E-Mail-Konten automatisch abruft. Wie das geht, erkläre ich hier: E-Mail-Abruf einrichten (am Beispiel von Web.de):

Bei Google Mail auf "Einstellungen" klicken. > Registerkarte "Konten". > Vollständige E-Mail-Adresse  des Kontos eingeben. > Google füllt Beispieleinstellungen aus (hier: Web.de; POP-Server: pop3.web.de und Port: 995. Google Mail empfiehlt, sich beim anderen Anbieter nach Servernamen und Port zu erkundigen) > Gebe das Passwort (hier: bei Web.de) ein. > Eine der folgenden Optionen wählen > Zum Abrufen der E-Mails immer eine sichere Verbindung (SSL) verwenden > Klicke auf Konto hinzufügen > Ihr E-Mail-Konto wurde hinzugefügt.

Von nun an wird sämtliche bei Web.de eingehende Post an das Google Mail-Konto weitergeleitet und zugleich wird das Web.de-Eingangskonto geleert. Es kann nun nicht mehr passieren, dass es durch zu viele ungelesene E-Mails verstopft wird.

Dieser Trick des E-Mail-Abrufs scheint mit Outlook Express/Windows Live Mail und T-Online-Konten nicht zu funktionieren. Umgekehrt ist es möglich, das Google Mail-Konto in Outlook Express einzurichten.

Google Mail vorgeblich von Benutzer-definierter E-Mail-Adresse senden (Sonderfall)

Ein Sonderfall ist das Senden von E-Mails von Deinem Google Mail-Konto, die scheinbar von Deinem anderen E-Mail-Konto z.B. Web.de-Konto versendet werden. Es klingt kompliziert, aber letzten Endes hat es funktioniert, wie ich am Beispiel von web.de erläutern möchte.

Sobald Dein Konto erfolgreich hinzugefügt wurde, kannst Du es als benutzerdefinierte "Von:"-Adresse einrichten. Auf diese Weise kannst Du Nachrichten in Google Mail verfassen, die scheinbar von Deinem anderen E-Mail-Konto versendet werden. Klicke auf "Ja, ich möchte Nachrichten auch als – hier die E-Mail-Adresse von Deinem anderen E-Mail-Konto bei dem anderen Anbieter – senden". um eine benutzerdefinierte "Von:"-Adresse einzurichten. > Nächster Schritt > Fügen Sie eine andere Ihrer E-Mail-Adressen hinzu (Geben Sie die Details für Ihre andere E-Mail-Adresse ein. Ihr Name und Ihre E-Mail-Adresse werden im E-Mail-Eingang angezeigt, die Sie versenden". Name: Vorname Nachname. E-Mail-Adresse: andere@web.de ">

Schritt für Schritt zur "Benutzerdefinierten Absenderadresse":

Einstellungen > Konten > E-Mail senden als (Benutzerdefinierte Absenderadresse hinzufügen): E-Mail von einer anderen Adresse senden > Fügen Sie eine andere Ihrer E-Mail-Adressen hinzu, geben Sie die Details für Ihre andere E-Mail-Adresse ein. Name: Dieter Müller. E-Mail-Adresse: xyz@web.de > Nächster Schritt>> E-Mail über Ihren SMTP-Server senden? Wenn Sie Nachrichten als xyz@web.de versenden, können Sie diese entweder über Google Mail- oder web.de-Server gesendet werden. Radiobutton Über Google Mail senden (einfachere Einrichtung) > Nächster Schritt > bestätigen Sie Ihre E-Mail-Adresse: bevor Sie Nachrichten als xyz@web.de senden können, müssen wir überprüfen, ob Ihnen diese E-Mail-Adresse gehört. Klicken Sie zur Durchführung der Bestätigung auf "Bestätigung senden". Wir senden dann eine E-Mail mit Anweisungen zum Bestätigen Ihrer Adresse an xyz@web.de. > Bestätigung senden > Bestätigen Sie die Richtigkeit und fügen Sie Ihre E-Mail-Adresse hinzu.

Klicken Sie auf den Link in der Bestätigungs-E-Mail oder geben Sie den Bestätigungscode zur Verifizierung ein. > Ich öffne web.de-E-Mail-Konto > gehe auf die eingegangene Mail von Google>  klicke auf den Bestätigungscode > Es öffnet sich eine neue Google-Seite "Bestätigung erfolgreich!" Der Google Mail-Nutzer kann nun E-Mails als xyz@web.de senden." > Klicken Sie, um zu Ihrem Google Mail-Konto zurückzukehren. > Klicke auf den Link > Es öffnet sich wieder das eigene Google Mail-Konto.

Nach ein paar Minuten erscheint diese Bestätigungsmail an xyz@web.de übrigens auch im Google Mail-Posteingang, da Google Mail sie ja von web.de automatisch abruft (s.o.).

Wenn ich nun aus Google Mail eine E-Mail senden will, dann kann ich unter "Von:" wählen, ob es von xyz@web.de oder von meiner "richtigen" Google Mail-Adresse geschehen soll.

Allerdings kann der Empfänger im Quelltext der E-Mail, im sog. Return-Path, nachschauen, von wem die Mail wirklich gesendet wurde. Dort sieht er im Klartext die unverschlüsselte Google Mail-Absenderadresse. Und das ist auch gut so.


Google Mail sagt: "Die benutzerdefinierte Funktion "Von:" funktioniert nur, wenn Sie bereits über die alternative Adresse als Teil eines separaten Kontos verfügen. Um E-Mails über einen anderen Google Mail-Nutzernamen zu senden, müssen Sie diese Adresse zunächst erstellen."

© Dieter Müller/18. September 2011

Der Autor übernimmt keine Haftung für den Inhalt, insbesondere im Hinblick auf Richtigkeit, Aktualität und Vollständigkeit der zur Verfügung gestellten Informationen. Das Geltendmachen von Ansprüchen jeglicher Art ist ausgeschlossen.

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